Como Funciona a Assinatura Eletrônica de Contratos

A assinatura eletrônica tem se tornado uma ferramenta indispensável na era digital, facilitando a formalização de contratos e acordos de maneira rápida, segura e eficiente. 

A assinatura eletrônica é uma forma digital de autenticar documentos, substituindo a assinatura manuscrita tradicional. 

Ela é usada para validar a identidade do signatário e garantir a integridade e a autenticidade do documento. 

A assinatura eletrônica pode variar desde uma simples imagem digitalizada de uma assinatura manuscrita até uma assinatura digital criptografada.

Tipos de Assinaturas Eletrônicas

  1. Assinatura Eletrônica Simples: Pode ser uma imagem da assinatura manuscrita ou uma assinatura criada com um dispositivo digital, como uma tela sensível ao toque.
  2. Assinatura Eletrônica Avançada: Usa métodos adicionais, como códigos de verificação por e-mail ou SMS, para assegurar a identidade do signatário.
  3. Assinatura Digital: Baseada em criptografia, fornece um nível elevado de segurança, garantindo a integridade e a autenticidade do documento.

Benefícios da Assinatura Eletrônica de Contratos

Agilidade e Eficiência

assine online  elimina a necessidade de imprimir, assinar manualmente, escanear e enviar documentos por correio ou fax. Isso acelera o processo de assinatura, permitindo que contratos sejam formalizados em questão de minutos, em vez de dias.

Redução de Custos

Ao eliminar o uso de papel e custos associados ao envio físico de documentos, a assinatura eletrônica pode resultar em economias significativas para empresas e indivíduos. Menos custos com impressão e correios contribuem para uma gestão financeira mais eficiente.

Segurança e Integridade

A assinatura eletrônica utiliza tecnologias de criptografia para proteger o documento e a assinatura, garantindo que o documento não tenha sido alterado após a assinatura. Isso ajuda a assegurar a integridade do contrato e a proteger contra fraudes.

Acessibilidade e Conformidade

Com a assinatura eletrônica, você pode assinar contratos a partir de qualquer lugar, utilizando dispositivos móveis ou computadores. Além disso, a maioria das plataformas de assinatura eletrônica oferece conformidade com regulamentações legais, garantindo que seus contratos sejam válidos juridicamente.

Como Funciona o Processo de Assinatura Eletrônica de Contratos

Escolha da Plataforma de Assinatura Eletrônica

O primeiro passo para a assinatura eletrônica de contratos é escolher uma plataforma adequada. Existem várias ferramentas disponíveis, como DocuSign, Adobe Sign, e HelloSign, que oferecem recursos de assinatura eletrônica e digital.

Passo a Passo:

  • Acesse o site da plataforma escolhida.
  • Crie uma conta ou faça login, se já tiver uma.
  • Explore as opções e selecione a plataforma que melhor atende às suas necessidades.

Criação ou Upload do Documento

Após escolher a plataforma, você precisa criar ou fazer o upload do contrato que deseja assinar. Muitas plataformas oferecem modelos de contratos que podem ser personalizados conforme suas necessidades.

Passo a Passo:

  • Faça login na plataforma de assinatura eletrônica.
  • Selecione a opção para criar um novo documento ou fazer o upload de um documento existente.
  • Se optar por criar um novo documento, use as ferramentas da plataforma para adicionar o conteúdo do contrato.

Adição de Campos de Assinatura

Depois de preparar o documento, o próximo passo é adicionar os campos de assinatura. Isso inclui a adição de áreas onde os signatários devem assinar, datar e, possivelmente, inserir outras informações necessárias.

Passo a Passo:

  • Use a ferramenta de edição da plataforma para arrastar e soltar campos de assinatura no documento.
  • Adicione campos adicionais, como data e iniciais, se necessário.
  • Certifique-se de que todos os campos estejam corretamente posicionados e visíveis.

Envio do Documento para Assinatura

Depois de adicionar todos os campos necessários, o documento está pronto para ser enviado para os signatários. A plataforma enviará um e-mail ou notificação para cada signatário, solicitando a assinatura.

Passo a Passo:

  • Insira os e-mails dos signatários ou selecione os destinatários na plataforma.
  • Adicione uma mensagem personalizada, se desejar.
  • Envie o documento para assinatura eletrônica.

Assinatura do Documento

Os signatários receberão um link para acessar o documento e adicionar suas assinaturas eletrônicas. Eles seguirão as instruções fornecidas pela plataforma para completar o processo de assinatura.

Passo a Passo:

  • O signatário recebe um e-mail com um link para o documento.
  • Acesse o link e visualize o documento.
  • Adicione a assinatura eletrônica nos campos designados.
  • Complete qualquer outra informação necessária e envie o documento assinado.

Acompanhamento e Armazenamento

Após o envio do documento, a plataforma permitirá que você acompanhe o status da assinatura. Uma vez que todos os signatários tenham completado o processo, você poderá baixar e armazenar o contrato assinado.

Passo a Passo:

  • Acesse a área de documentos enviados na plataforma.
  • Verifique o status das assinaturas.
  • Baixe o documento assinado e armazene-o em um local seguro.

Considerações Legais e de Segurança

Validade Jurídica

É crucial garantir que os contratos assinados eletronicamente sejam juridicamente válidos. No Brasil, a Medida Provisória 2.200-2/2001 regulamenta a assinatura eletrônica e digital, assegurando sua validade jurídica. Certifique-se de que a plataforma de assinatura eletrônica que você utiliza está em conformidade com essas regulamentações.

 Segurança de Dados

Escolha uma plataforma de assinatura eletrônica que ofereça altos padrões de segurança, incluindo criptografia e proteção de dados. A segurança é fundamental para proteger informações confidenciais e garantir que o documento não seja alterado após a assinatura.

Autenticação de Identidade

Para garantir a autenticidade do documento e do signatário, verifique a identidade dos envolvidos. Muitas plataformas oferecem opções de autenticação adicional, como verificação por SMS ou e-mail, para assegurar que apenas pessoas autorizadas assinem o contrato.

Armazenamento Seguro

Armazene os documentos assinados em um local seguro e de fácil acesso. Utilize serviços de armazenamento na nuvem ou soluções de gerenciamento de documentos que ofereçam proteção e backup adequados.

Conclusão

A assinatura eletrônica de contratos representa uma evolução significativa na forma como formalizamos acordos e documentos. Com a capacidade de assinar documentos digitalmente, você pode economizar tempo, reduzir custos e melhorar a segurança dos seus contratos. 

Ao escolher a plataforma adequada e seguir o processo descrito, você pode garantir que seus contratos eletrônicos sejam assinados de maneira eficiente e juridicamente válida. Adotar essa tecnologia não só moderniza seus processos, mas também contribui para uma gestão documental mais prática e segura.

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